Etiket: yazışma kuralları

Resmi Yazışma Kuralları Son Hali

Resmi Yazışma  RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE USULLER HAKKINDA YÖNETMELİK. Resmi yazışma kuralları yönetmeliğine göre üst makama alt makama nasıl yazılar yzaılır.

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

Madde 1 — Bu Yönetmeliğin amacı; resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlamaktır.

Kapsam

Madde 2 — Bu Yönetmelik, bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.

Dayanak

Madde 3 — Bu Yönetmelik, 10/10/1984 tarihli ve 3056 sayılı Başbakanlık Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanunun 2 nci ve 33 üncü maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

Madde 4 — Bu Yönetmelikte geçen;

a) Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,

b) Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları belirli bir standart ve içeriği olan belgeleri,

c) Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları bilgileri,

d) Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünlerini,

e) Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi,

f) Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren kodlara ait listeyi,

g) Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,

h) Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı,

ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Resmî Yazışma Ortamları, Nüsha Sayısı, Belge Boyutu ve Yazı Tipi

Resmî yazışma ortamları ve güvenlik

Madde 5 — Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.

Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda daktilo veya bilgisayar kullanılır. Bu tür yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks ile de gönderilebilir. Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.

Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.

Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de işleme alınır.

Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu adresler arasında yapılır.

Kamu kurum ve kuruluşları elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla gerekli düzenlemeleri yapabilir.

Nüsha sayısı

Madde 6 — Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki nüsha olarak düzenlenir.

Belge boyutu

Madde 7 — Resmî yazışmalarda A4 (210×297 mm) ve A5 (210×148 mm) boyutunda kağıt kullanılır.

Yazı tipi ve karakter boyutu

Madde 8 — Bilgisayarla yazılan yazılarda “Times New Roman” yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır. Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Resmî Yazıların Bölümleri

Başlık

Madde 9 — Başlık, yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adının belirtildiği bölümdür. Bu bölümde amblem de yer alabilir.

Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır.

İlk satıra “T.C.” kısaltması, ikinci satıra kurum ve kuruluşun adı büyük harflerle, üçüncü satıra ise ana kuruluşun ve birimin adı küçük harflerle ortalanarak yazılır. Başlıkta yer alan bilgiler üç satırı geçemez.

Bakanlıklar ile bağlı ve ilgili kuruluşların taşra teşkilatlarında kullanılan başlıklar 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu hükümlerine uygun olarak düzenlenir.

Bölge müdürlüklerinde ise bakanlığın adının altına hangi bölge teşkilatı olduğu yazılır (Örnek:1).

Sayı ve evrak kayıt numarası

Madde 10 —Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki “Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.

Bu ifadeden sonra kod numarası verilir. Kod numarasından sonra kısa çizgi (-) işareti konularak dosya numarası, dosya numarasından sonra (-) işareti konularak evrak kayıt numarası yazılır. Genel evrak biriminden sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti konulur.

Evrak kayıt numarası, yazıyı gönderen birimde ve/veya kurumun genel evrak biriminde aldığı numaradır (Örnek: 2).

Resmî yazışmalarda Başbakanlık tarafından belirlenen kodlama sistemine ve dosya planına uyulması zorunludur.

Tarih

Madde 11 — Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü, sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır.

Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti konularak yazılır.

Konu

Madde 12 — Konu, sayının bir aralık altına “Konu:” yan başlığından sonra, başlık bölümündeki “T.C.” kısaltması hizasını geçmeyecek biçimde yazılır. Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir.

Gönderilen makam

Madde 13 — Gönderilen makam; yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi ile bunların bulundukları yeri belirtir. Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır. Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer hususlar

parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra yazılır.

Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.

Kişilere yazılan yazılarda; “Sayın” kelimesinden sonra ad küçük, soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır (Örnek: 3).

İlgi

Madde 14 — İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu veya bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.

“İlgi:” yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır.

İlgide yer alan bilgiler bir satın geçerse, “İlgi” kelimesinin altı boş bırakılarak ikinci satıra yazılır.

İlginin birden fazla olması durumunda, a, b, c gibi küçük harfler yanlarına ayraç işareti “) ” konularak kullanılır.

İlgide, ” tarihli ve sayılı” ibaresi kullanılır.

İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir. İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise bunların hepsi belirtilir (Örnek: 4).

Metin

Madde 15 — Metin, “İlgi”den sonra başlayıp “İmza”ya kadar süren kısımdır.

Metne, “İlgi”nin son satırından itibaren iki aralık, “İlgi” yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak başlanır.

Metindeki kelime aralarında ve nokta, virgül, soru işareti gibi yazı unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.

Paragraf başlarına yazı alanının 1.25 cm içerisinden başlanır. Paragraf başı yapılmadığı durumlarda paragraflar arasında bir satır aralığı boşluk bırakılır (Örnek: 5-A, B).

Metin içinde geçen sayılar rakamla ve/veya yazı ile yazılabilir. Önemli sayılar rakam ile yazıldıktan sonra parantez içerisinde yazı ile de gösterilebilir.

Metin içinde veya çizelgelerde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda gruplar arasına nokta (22.465.660), sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise virgül (25,33 -yirmi beş tam yüzde otuz üç) kullanılır.

Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile Türkçe Sözlük esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre yaşayan Türkçe ile yazılır.

Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve gereksiz tekrardan kaçınılır. Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu’nda bulunmayan kısaltmaların kullanılmasının zorunlu olduğu durumlarda, kısaltmanın ilk kullanıldığı yerde parantez içinde kısaltmanın açık biçimi gösterilir.

Alt makama yazılan yazılar “Rica ederim.”, üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar “Arz ederim.”, üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar “Arz ve rica ederim.” biçiminde bitirilir.

İmza

Madde 16 — Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk bırakılarak yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır. İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır. Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile imzalar.

Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle yazılır. Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle ve kısaltılarak yazılır.

Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının gideceği makama göre kurum/kuruluşun “imza yetkileri yönergesi”ne veya yetkili makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak seçilir.

Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, yetki devredenin makamı “Başbakan a.”, “Vali a.” ve “Rektör a.”, biçiminde ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.

Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı “Başbakan V.”, “Vali V.” ve “Rektör V.” biçiminde ikinci satıra yazılır (Örnek: 6-A).

Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda (Örnek: 6-B); ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır (Örnek: 6-C).

Atama kararnamelerinde imza bölümü, Örnek: 6-D’de olduğu biçimde düzenlenir.

Onay

Madde 17 — Onay gerektiren yazılar ilgili birim tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.

Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle “OLUR” yazılır. “OLUR”un altında onay tarihi yer alır.

Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır (Örnek: 7-A).

Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili “Uygun görüşle arz ederim.” ifadesiyle onaya katılır. Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır (Örnek: 7-B).

Elektronik ortamda hazırlanan yazıya onay verecek yetkili kişi resmî yazıyı güvenli elektronik imzası ile imzalar.

Ekler

Madde 18 — Yazının ekleri imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna konulan “EK/EKLER:” ifadesinin altına yazılır.

Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır. Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada gösterilir.

Yazı eklerinin dağıtımdaki bazı yerlere gönderilmediği durumlarda, “Ek konulmadı” ya da “Ek-…. konulmadı”, bazı eklerin konulması durumunda ise, “Ek-…. Konuldu” ifadesi yazılır (Örnek: 8).

Dağıtım

Madde 19 — Dağıtım, yazıların gereği ve bilgi için gönderildiği yerlerin protokol sırası esas alınarak belirtildiği bölümdür. “EKLER”den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna “DAĞITIM:” yazılır. Ek yoksa dağıtım EKLER’in yerine yazılır.

Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar, “Gereği” kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi istenenler ise “Bilgi” kısmına protokol sırasıyla yazılır. “Gereği” kısmı dağıtım başlığının altına, “Bilgi” kısmı ise “Gereği” kısmı ile aynı satıra yazılır.

“Bilgi” kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan “DAĞITIM” başlığının altına yazılır (Örnek: 9-A, B).

Paraf

Madde 20 — Yazının kurum içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en fazla 5 görevli tarafından paraf edilir. Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır.

Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar elektronik onay yoluyla alınır.

Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde kısaltılarak yazılır, (:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş harfi ve soyadı yazılır. El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır (Örnek: 10).

Koordinasyon

Madde 21 — Başka birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan yazılarda, paraf bölümünden sonra bir satır aralığı bırakılarak “Koordinasyon:” yazılır ve işbirliğine dahil olan personelin unvan, ad ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir (Örnek: 11).

Adres

Madde 22 — Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır. İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.

Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün sağında yer alır (Örnek: 12).

Gizli yazılar

Madde 23 — Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik dereceleri; çok gizli, gizli, özel, hizmete özel şeklinde görev alanı ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir (Örnek: 5-A, B).

İvedi ve günlü yazılar, tekit yazısı

Madde 24 — Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap verilmesi gereken tarih metin içinde, yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla yükümlüdür (Örnek: 5-A, B).

Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı yazılır.

Sayfa numarası

Madde 25 — Sayfa numarası, yazı alanının sağ altına toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde verilir (Örnek: 1/9, 2/7, 5/32).

Aslına uygunluk onayı

Madde 26 — Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa örneğinin uygun bir yerine “Aslının aynıdır” ifadesi yazılarak imzalanır ve mühürlenir.

Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik tedbirleri alır.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Resmî Yazıların Gönderiliş ve Alınışlarında Yapılacak İşlemler

Kayıt kaşesi

Madde 27 — Gelen evrak, Örnek 13′te yer alan kayıt kaşesi kullanılarak kaydedilir. Kamu kurum ve kuruluşları Örnek 13′te yer alan kaşeyi örnek alarak kendilerine uygun bir kaşe hazırlar ve kullanırlar. Bu kaşeler evrakın arka yüzüne basıldıktan sonra evrakın tarih ve sayısı yazılır, ünite içinde hangi bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün karşısına gereği yapılmak veya bilgi vermek maksadıyla (x) işareti konulur. Ek olduğunda bunların adedi en alt sütunda rakamla belirtilir.

Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda, doğrulama yapıldıktan sonra yazı ilgili birime gönderilir.

Yazıların gönderilmesi

Madde 28 — Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde, yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında yer alır. Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.

Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. İç zarfa yazı konulur, zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır. İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.

İç zarf ve Örnek 14′te gösterilen iki suret evrak senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi kırmızı renkli olarak belirtilir.

Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.

Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve gönderilen belgelerin gizli olması durumunda bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.

“Çok gizli” gizlilik dereceli yazıların alınması

Madde 29 — “Çok gizli” gizlilik dereceli yazılarda, dış zarfı açan görevli iç zarf üzerinde yer alan “çok gizli” ibaresini gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar. Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade eder.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Son Hükümler

Yürürlük

Madde 30 — Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

Madde 31— Bu Yönetmelik hükümlerini Bakanlar Kurulu yürütür.

Ek-1 ÖRNEKLER

 


26 Aralık 2012 | 0 Yorum Devamı

Resmi Yazışma Kuralları

Resmi Yazışma  RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE USULLER HAKKINDA YÖNETMELİK

 BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

Madde 1 — Bu Yönetmeliğin amacı; resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlamaktır.

Kapsam

Madde 2 — Bu Yönetmelik, bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.

Dayanak

Madde 3 — Bu Yönetmelik, 10/10/1984 tarihli ve 3056 sayılı Başbakanlık Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanunun 2 nci ve 33 üncü maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

Madde 4 — Bu Yönetmelikte geçen;

a) Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,

b) Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları belirli bir standart ve içeriği olan belgeleri,

c) Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları bilgileri,

d) Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünlerini,

e) Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi,

f) Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren kodlara ait listeyi,

g) Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,

h) Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı,

ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Resmî Yazışma Ortamları, Nüsha Sayısı, Belge Boyutu ve Yazı Tipi

Resmî yazışma ortamları ve güvenlik

Madde 5 — Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.

Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda daktilo veya bilgisayar kullanılır. Bu tür yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks ile de gönderilebilir. Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.

Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.

Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de işleme alınır.

Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu adresler arasında yapılır.

Kamu kurum ve kuruluşları elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla gerekli düzenlemeleri yapabilir.

Nüsha sayısı

Madde 6 — Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki nüsha olarak düzenlenir.

Belge boyutu

Madde 7 — Resmî yazışmalarda A4 (210×297 mm) ve A5 (210×148 mm) boyutunda kağıt kullanılır.

Yazı tipi ve karakter boyutu

Madde 8 — Bilgisayarla yazılan yazılarda “Times New Roman” yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır. Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Resmî Yazıların Bölümleri

Başlık

Madde 9 — Başlık, yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adının belirtildiği bölümdür. Bu bölümde amblem de yer alabilir.

Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır.

İlk satıra “T.C.” kısaltması, ikinci satıra kurum ve kuruluşun adı büyük harflerle, üçüncü satıra ise ana kuruluşun ve birimin adı küçük harflerle ortalanarak yazılır. Başlıkta yer alan bilgiler üç satırı geçemez.

Bakanlıklar ile bağlı ve ilgili kuruluşların taşra teşkilatlarında kullanılan başlıklar 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu hükümlerine uygun olarak düzenlenir.

Bölge müdürlüklerinde ise bakanlığın adının altına hangi bölge teşkilatı olduğu yazılır (Örnek:1).

Sayı ve evrak kayıt numarası

Madde 10 —Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki “Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.

Bu ifadeden sonra kod numarası verilir. Kod numarasından sonra kısa çizgi (-) işareti konularak dosya numarası, dosya numarasından sonra (-) işareti konularak evrak kayıt numarası yazılır. Genel evrak biriminden sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti konulur.

Evrak kayıt numarası, yazıyı gönderen birimde ve/veya kurumun genel evrak biriminde aldığı numaradır (Örnek: 2).

Resmî yazışmalarda Başbakanlık tarafından belirlenen kodlama sistemine ve dosya planına uyulması zorunludur.

Tarih

Madde 11 — Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü, sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır.

Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti konularak yazılır.

Konu

Madde 12 — Konu, sayının bir aralık altına “Konu:” yan başlığından sonra, başlık bölümündeki “T.C.” kısaltması hizasını geçmeyecek biçimde yazılır. Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir.

Gönderilen makam

Madde 13 — Gönderilen makam; yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi ile bunların bulundukları yeri belirtir. Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır. Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer hususlar

parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra yazılır.

Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.

Kişilere yazılan yazılarda; “Sayın” kelimesinden sonra ad küçük, soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır (Örnek: 3).

İlgi

Madde 14 — İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu veya bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.

“İlgi:” yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır.

İlgide yer alan bilgiler bir satın geçerse, “İlgi” kelimesinin altı boş bırakılarak ikinci satıra yazılır.

İlginin birden fazla olması durumunda, a, b, c gibi küçük harfler yanlarına ayraç işareti “) ” konularak kullanılır.

İlgide, ” tarihli ve sayılı” ibaresi kullanılır.

İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir. İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise bunların hepsi belirtilir (Örnek: 4).

Metin

Madde 15 — Metin, “İlgi”den sonra başlayıp “İmza”ya kadar süren kısımdır.

Metne, “İlgi”nin son satırından itibaren iki aralık, “İlgi” yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak başlanır.

Metindeki kelime aralarında ve nokta, virgül, soru işareti gibi yazı unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.

Paragraf başlarına yazı alanının 1.25 cm içerisinden başlanır. Paragraf başı yapılmadığı durumlarda paragraflar arasında bir satır aralığı boşluk bırakılır (Örnek: 5-A, B).

Metin içinde geçen sayılar rakamla ve/veya yazı ile yazılabilir. Önemli sayılar rakam ile yazıldıktan sonra parantez içerisinde yazı ile de gösterilebilir.

Metin içinde veya çizelgelerde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda gruplar arasına nokta (22.465.660), sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise virgül (25,33 -yirmi beş tam yüzde otuz üç) kullanılır.

Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile Türkçe Sözlük esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre yaşayan Türkçe ile yazılır.

Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve gereksiz tekrardan kaçınılır. Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu’nda bulunmayan kısaltmaların kullanılmasının zorunlu olduğu durumlarda, kısaltmanın ilk kullanıldığı yerde parantez içinde kısaltmanın açık biçimi gösterilir.

Alt makama yazılan yazılar “Rica ederim.”, üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar “Arz ederim.”, üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar “Arz ve rica ederim.” biçiminde bitirilir.

İmza

Madde 16 — Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk bırakılarak yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır. İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır. Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile imzalar.

Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle yazılır. Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle ve kısaltılarak yazılır.

Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının gideceği makama göre kurum/kuruluşun “imza yetkileri yönergesi”ne veya yetkili makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak seçilir.

Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, yetki devredenin makamı “Başbakan a.”, “Vali a.” ve “Rektör a.”, biçiminde ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.

Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı “Başbakan V.”, “Vali V.” ve “Rektör V.” biçiminde ikinci satıra yazılır (Örnek: 6-A).

Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda (Örnek: 6-B); ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır (Örnek: 6-C).

Atama kararnamelerinde imza bölümü, Örnek: 6-D’de olduğu biçimde düzenlenir.

Onay

Madde 17 — Onay gerektiren yazılar ilgili birim tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.

Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle “OLUR” yazılır. “OLUR”un altında onay tarihi yer alır.

Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır (Örnek: 7-A).

Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili “Uygun görüşle arz ederim.” ifadesiyle onaya katılır. Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır (Örnek: 7-B).

Elektronik ortamda hazırlanan yazıya onay verecek yetkili kişi resmî yazıyı güvenli elektronik imzası ile imzalar.

Ekler

Madde 18 — Yazının ekleri imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna konulan “EK/EKLER:” ifadesinin altına yazılır.

Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır. Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada gösterilir.

Yazı eklerinin dağıtımdaki bazı yerlere gönderilmediği durumlarda, “Ek konulmadı” ya da “Ek-…. konulmadı”, bazı eklerin konulması durumunda ise, “Ek-…. Konuldu” ifadesi yazılır (Örnek: 8).

Dağıtım

Madde 19 — Dağıtım, yazıların gereği ve bilgi için gönderildiği yerlerin protokol sırası esas alınarak belirtildiği bölümdür. “EKLER”den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna “DAĞITIM:” yazılır. Ek yoksa dağıtım EKLER’in yerine yazılır.

Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar, “Gereği” kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi istenenler ise “Bilgi” kısmına protokol sırasıyla yazılır. “Gereği” kısmı dağıtım başlığının altına, “Bilgi” kısmı ise “Gereği” kısmı ile aynı satıra yazılır.

“Bilgi” kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan “DAĞITIM” başlığının altına yazılır (Örnek: 9-A, B).

Paraf

Madde 20 — Yazının kurum içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en fazla 5 görevli tarafından paraf edilir. Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır.

Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar elektronik onay yoluyla alınır.

Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde kısaltılarak yazılır, (:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş harfi ve soyadı yazılır. El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır (Örnek: 10).

Koordinasyon

Madde 21 — Başka birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan yazılarda, paraf bölümünden sonra bir satır aralığı bırakılarak “Koordinasyon:” yazılır ve işbirliğine dahil olan personelin unvan, ad ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir (Örnek: 11).

Adres

Madde 22 — Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır. İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.

Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün sağında yer alır (Örnek: 12).

Gizli yazılar

Madde 23 — Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik dereceleri; çok gizli, gizli, özel, hizmete özel şeklinde görev alanı ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir (Örnek: 5-A, B).

İvedi ve günlü yazılar, tekit yazısı

Madde 24 — Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap verilmesi gereken tarih metin içinde, yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla yükümlüdür (Örnek: 5-A, B).

Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı yazılır.

Sayfa numarası

Madde 25 — Sayfa numarası, yazı alanının sağ altına toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde verilir (Örnek: 1/9, 2/7, 5/32).

Aslına uygunluk onayı

Madde 26 — Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa örneğinin uygun bir yerine “Aslının aynıdır” ifadesi yazılarak imzalanır ve mühürlenir.

Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik tedbirleri alır.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Resmî Yazıların Gönderiliş ve Alınışlarında Yapılacak İşlemler

Kayıt kaşesi

Madde 27 — Gelen evrak, Örnek 13′te yer alan kayıt kaşesi kullanılarak kaydedilir. Kamu kurum ve kuruluşları Örnek 13′te yer alan kaşeyi örnek alarak kendilerine uygun bir kaşe hazırlar ve kullanırlar. Bu kaşeler evrakın arka yüzüne basıldıktan sonra evrakın tarih ve sayısı yazılır, ünite içinde hangi bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün karşısına gereği yapılmak veya bilgi vermek maksadıyla (x) işareti konulur. Ek olduğunda bunların adedi en alt sütunda rakamla belirtilir.

Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda, doğrulama yapıldıktan sonra yazı ilgili birime gönderilir.

Yazıların gönderilmesi

Madde 28 — Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde, yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında yer alır. Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.

Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. İç zarfa yazı konulur, zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır. İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.

İç zarf ve Örnek 14′te gösterilen iki suret evrak senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi kırmızı renkli olarak belirtilir.

Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.

Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve gönderilen belgelerin gizli olması durumunda bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.

“Çok gizli” gizlilik dereceli yazıların alınması

Madde 29 — “Çok gizli” gizlilik dereceli yazılarda, dış zarfı açan görevli iç zarf üzerinde yer alan “çok gizli” ibaresini gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar. Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade eder.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Son Hükümler

Yürürlük

Madde 30 — Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

Madde 31— Bu Yönetmelik hükümlerini Bakanlar Kurulu yürütür.

Ek-1 ÖRNEKLER

 


26 Aralık 2012 | 0 Yorum Devamı

Resmi Yazışma Kuralları

Resmi Yazışma Kuralları Son Hali  RESMİ YAZIŞMA KURALLARI SON HALİ SAYI : B.08.0.PGM.0.23.01.02-6/1482-76887 Tarih : 14/06/1994 KONU : Resmî Yazışma Kuralları GENELGE  1994/40 Kamu kurum ve kuruluşlarının kurum içi, kurumlar arası veya özel ve tüzel kişilerle yaptıkları resmî yazışmalarda verimliliğin artırılmasının, resmî yazışmaların standart esaslara uygun, doğru bir şekilde yapılmasına bağlı olduğu malûmdur. Resmî yazıların standart esaslara bağlanması yönünde gerek Başbakanlık, gerekse Bakanlığımız tarafından, zaman içinde çeşitli mevzuat yürürlüğe konulmuş ve yapılan açıklamlarda söz konusu mevzuat hükümleri doğrultusunda işlem yapılması istenilmişti.

Son olarak Başbakanlıkça hazırlanarak 17/02/1994 gün ve B.02.0.PPG.0.12 – 383 – 3036 (1994/9) sayılı genelge ekinde tüm kamu kurum ve kuruluşlarına gönderilen “Resmî Yazışma Kurallarını Belirleyen Esaslar” yürürlüğe konulmuştur. Bundan böyle, bu esaslar doğrultusunda işlem yapılması gerekmektedir.

Resmî yazışmalarda uyulması gereken kurallar açısından, sözü edilen esaslarla, “Millî Eğitim Bakanlığı Merkez, Taşra ve Yurtdışı Teşkilâtına Ait Büro Hizmetleri Yazışma Esasları ve Dosyalama Sistemi Yönergesi” arasında bazı farklılıklar bulunmakla birlikte, yazışma kuralları açısından, Başbakanlıkça konulan “Resmî Yazışma Kurallarını Belirleyen Esaslar” uygulanacaktır.

Resmî yazışmalarda uyulması gereken kurallar, merkez teşkilâtında resmî yazıları imzalayacak makam, mevzuat hazırlanırken uyulması gereken kurallar, Başbakanlıkla yapılacak yazışmalarda dikkat edilecek hususlarla ilgili mevzuatın bir arada, kolaylıkla temini amacıyla bu Bülten’de; “Resmî Yazışma Kurallarını Belirleyen Esaslar”ın yanısıra, “Kanun, Kanun Hükmünde Kararname, Tüzük ve Yönetmelik Tasarılarının Hazırlanmasına İlişkin Esaslar” ile “Millî Eğitim Bakanlığı Birimlerinin Resmî Yazışmalarda Kullanacakları Kod Numaraları” ve resmî yazışmalarda dikkat edilmesi gereken bazı hususlardaki Başbakanlık genelgelerine yer verilmiştir.

Gereğinin ekteki mevzuat ve resmî yazışmalarda uyulması gereken kurallarla ilgili açıklamalar doğrultusunda yapılmasını rica ederim.

Bener CORDAN

Bakan a.

Müsteşar

 

 

 

EKLER

EK – 1 Resmî Yazışmalar Kuralları

 

DAĞITIM

- Merkez Teşkilâtı Birimlerine

- Valiliklere

 

 

RESMÎ YAZIŞMA KURALLARI İLE İLGİLİ AÇIKLAMALAR

1. Yöneticilerin görev, yetki ve sorumlulukları :

  Bilindiği gibi istikrarlı ve etkili yönetim; yönetimin amaç, teşkilât ve süreç boyutlarının birbirlerini tamamlamaları ile mümkündür.

Bir görevler dizini olan ve götürülmesi istenilen bütün hizmetleri kapsamına alan amaç boyutu, yetişmiş insan unsuruna dayanmaktadır. Yönetimler, ne kadar yetişmiş insan gücü potansiyeline sahip olurlarsa, yapılması istenilen hizmetler de o oranda zamanında ve yerinde sunulmuş olur. Buna paralel olarak toplumdaki huzur ve refah seviyesi giderek yükselir.

Yönetimin önemli bir boyutunu da iletişim hizmetleri oluşturmakta, kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya özel ve tüzel kişilerle iletişimlerinin büyük bir kısmı resmî yazılar yoluyla sağlanmaktadır.

İletişimin etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesi, zaman ve kırtasiye tasarrufunun sağlanması, bürokratik işlemlerin en az seviyeye indirilmesi; bu konudaki kurallara uyulmasına bağlı olduğu kadar, yöneticilerin yetkilerini yerinde, zamanında ve doğru olarak kullanmasına, her kademedeki personelin de yetiştirilmesine ve sorumluluk bilinciyle hareket etme­sine bağlıdır.

3797 sayılı Millî Eğitim Bakanlığı’nın Teşkilât ve Görevleri Hakkında Kanun, İl ve İlçe Millî Eğitim Müdürlükleri Yönetmeliği, yetki devri yapılmasına ilişkin Bakanlık Onayları vb. diğer mevzuat ile Bakanlığımız merkez, taşra ve yurt dışı teşkilâtı birimlerinin görevleri, bu birimlerde hizmet gören her kademedeki yönetici ve diğer personelin yetki ve sorumluluk­ları belirlenmiştir.

Bu çerçevede, her kademedeki yönetici ve diğer personelin görev, yetki ve sorumluluğunun bilinciyle hareket etmesi beklenen ve istenen bir durumdur. Bu bakımdan, her kademedeki yöneticiler, maiyetlerindeki personelin resmî yazışmalarda uyulması gereken hususlarda yetişmelerini sağlayacak,  

sorunların zamanında, yetki ve sorumlulukları doğrultusunda, mahallinde çözümlenmesi ve gereksiz yazışmalardan kaçınılması için gerekli tedbirleri alacaktır.

Bu noktadan hareketle; resmî yazışmaların Devlet Memurlarının Müracaat ve Şikâyetleri Hakkında Yönetmelik hükümleri ile belirlendiği gibi hiyerarşik kademeye uygun olarak yapılması sağlanacak, her kademedeki yetkili birimler, sorunların çözümlenmesinde yetkilerini kullanmaktan kaçınmayacaktır. Özellikle mevzuatta tereddüte meydan vermeyecek şekilde açık hüküm bulunan ve genelge, genelge açıklama veya münferit açıklama yapılan konularda kesinlikle üst makamlara görüş sorulmak suretiyle iş hacmi artırılmayacaktır.

Sorunlar oluştuğu mahalde varolan mevzuat ve diğer kaynaklardan yararlanılarak çözüm­lenmeye çalışılacak, çözümlenemediğinde konu ayrıntılı bir şekilde ortaya konulmak suretiyle bir üst birimden görüş istenecektir. Araştırma yapmadan ve kendi görüşlerine yer vermeden hiçbir sorun üst makamlara veya birimlere taşınmayacaktır.

Nitekim yazışmalarda müracaat ve şikâyetlerde hiyerarşik kademelerin atlanmaması ilkesinden amaç, uygulamada karşılaşılan aksaklıkların mahallinde çözümlenemiyorsa bir üst makamda çözümlenmesi, dolayısıyla üst yönetim kademelerinin teferruatlı işler dışında tutulmasıdır.

Bu bakımdan, yukarıda da ifade edildiği gibi basit bir araştırma ve inceleme sonucunda mahallinde çözümlenebilecek konuların, tereddüt konusuymuş gibi üst birimlere veya makamlara taşınmasının önlenerek ilçe ve il teşkilâtlarının aracı durumdan kurtarılması sağlanacaktır.

Konuyu bir örnekle açıklamak gerekirse; öğretmenlerin aylık karşılığı okutmaları gereken derslerin hangileri olduğu son olarak, Talim ve Terbiye Kurulu’nun 17/01/1994 gün ve 2399 sayılı Tebliğler Dergisi’nde yayımlanan 523 sayılı “Öğretmenliğe atanacakların atamalarına esas branşlarıyla mezun oldukları yüksek öğretim programı ve aylık karşılığı okutacakları esas derslerle diğer dersler” konulu kararı ile belirlenmiş olup, bu kararda, “Matematik” öğretmenlerinin aylık karşılığı okutacağı dersler arasında “Ticaret” dersi sayılmadığı halde, matematik öğretmeninin ticaret dersini aylık karşılığı okutup okutamayacağının sorulması gereksiz yazışmayı teşkil edecektir.

Bu durum her derece ve türdeki okul ve kuruma Tebliğler Dergisi gönderilmesi nedeniyle daha başlangıçta okul müdürlüğü düzeyinde çözümlenmesi gereken bir konudur.

Burada önemli görülen bir diğer hususa değinilmesinde yarar görülmektedir. Üst birimlerce teşkilâtımızın en alt kademesindeki bütün personele duyurulması istenilen genelge, genel açıklama, bülten, döküman v.b.’nin duyurulmasında birimler arasındaki kopukluk veya gecikmenin önlenmesi, sorunların mahallinde ve zamamında çözümlenmesi bakımından önem arzetmektedir. Bununla ilgili hassasiyet ve dikkatin her kademedeki sorumlular tarafından gösterilmesi yönünde birim amirlerince önlem alınması gerektiği ortadadır.

 

 

2. Resmî Yazışmalarda Kâğıt Boyu ve Kullanımı

Resmî yazışmalarda halen kullanılmakta olan, ancak Resmî Yazışma Kurallarını Belirleyen Esaslar hükümlerine uymayan matbu kâğıtların kullanılmasına devam edilecek, stoklar tükenince, sözü edilen esasların 5 inci maddesi hükümlerine uygun kâğıt kullanılacaktır.

 

3. Başlık

Bilindiği gibi taşra teşkilâtımızın çeşitli birimlerinde kullanılan kâğıtların başlıkları oldukça farklılık arzetmektedir.

Yine mevcut stoklar tükeninceye kadar bu kâğıtlar kullanılacak, yeni kâğıtlarda başlıklar aşağıda verilen örneklere uygun bir şekilde hazırlanacaktır.

ÖRNEK 1. İl Millî Eğitim Müdürlüklerinde;

 

T. C.

ANKARA VALİLİĞİ

İl Millî Eğitim Müdürlüğü

 

ÖRNEK 2. İlçe Millî Eğitim Müdürlüklerinde;

T. C.

ANKARA VALİLİĞİ

Çankaya İlçe Millî Eğitim Müdürlüğü

 

ÖRNEK 3. Okul ve diğer eğitim kurumlarında;

 

T. C.

ANKARA VALİLİĞİ

Çankaya Kurtuluş Lisesi Müdürlüğü

 

T. C.

SİVAS VALİLİĞİ

Yıldızeli Şeyhhalil Köyü İlköğretim Okulu

Müdürlüğü

 

 

4. Sayı, Konu ve Tarih

Özellikle, taşra teşkilâtı birimlerinin kullandıkları kağıtların sol üst köşesinde “BÖLÜM”, “SAYI” ve “KONU” ibareleri bulunmaktadır. Ancak esaslarda “BÖLÜM” ibaresine yer verilmediğinden, resmî yazışmalarda kullanılan kağıtlarda “BÖLÜM” ibaresi kaldırılacak, yeni bastırılacak başlıklı kâğıtların, “SAYI”, “KONU” ve “TARİH” bölümlerinin Resmî Yazışma Kurallarını Belirleyen Esasların ilgili madde hükümlerine uygun olmasına dikkat edilecektir.

 

“SAYI” bölümünde Bakanlığımızca belirlenen ve Başbakanlık bilgisayarlarına girilmiş olan “KOD” sistemi kullanılacaktır. 

Kod sistemi, Bakanlık merkez teşkilâtı yurt dışı teşkilatı, bağlı kuruluşlar ile il ve ilçe millî eğitim müdürlükleri düzeyindeki birimlerce kullanılacak, okullar bazında bu sistem uygulanmayacaktır.

 

Yazının “TARİH” bölümü ise, Esaslarda belirtilen şekle uygun olarak düzenlecektir.

 

5. Yazının Gönderileceği Makam

Resmî yazıların gönderileceği “makam”la ilgili hususlara, Esasların 10 uncu maddesinde yer verilmiş ve yeterli açıklama yapılmıştır.

 

Ancak, gerek Bakanlığımız merkez birimlerinin birbirleriyle, gerekse taşra teşkilâtının merkez birimleriyle yaptığı yazışmalarda; yazının gönderileceği makam veya birimin doğru tespit edilememesinin zaman ve kırtasiye israfına neden olduğu sıkça rastlanan bir durumdur.

Yazının gönderileceği makam veya birimin doğru tespit edilebilmesi herşeyden önce, yukarıda “1 – Yöneticilerin Görev, Yetki ve Sorumlulukları” bölümünde değinildiği gibi hangi türdeki iş ve işlemlerin hangi birimlerce yürütüldüğünün belirlendiği mevzuatın çok iyi bilinmesini gerektirir.

Dikkat edilmesi gereken bir diğer husus da Bakanlığımız merkez teşkilâtı birimlerinden gönderilen ve sonucundan bilgi ve belge istenilen genelge, genel açıklama veya münferit yazıların cevabının hangi birim veya makama bilgi verileceğinin tespitidir.

Özellikle bazı genelge veya genel açıklama türündeki yazılarda, yazıyı kaleme alan birimce, sonucundan bir başka birime bilgi ve belge gönderilmesi istenildiği halde bilgi veya belgelerin yazıyı kaleme alan birime gönderildiği görülmektedir. Bu nedenle bu tür uygulamalara meydan verilmeyecektir.

Konuyu örnekle açıklama gerekirse, öğretmenlerimizin yer değiştirme suretiyle atanma esas ve usullerini belirleyen Millî Eğitim Bakanlığı Personel Genel Müdürlüğü’nün 12/1/1994 gün ve 201.4.MEV.D.BŞK.MPln.Şb.94/114-5280 (1994/5) sayılı genelgesinde yer değiştirme işlemlerine yönelik bilgi ve belgelerin branşlar itibariyle tasnifinin yapılarak genelgenin mevzuat dairesinden çıktığı dikkate alınarak bu daireye değil ayrı ayrı üst yazılarla Personel Genel Müdürlüğü’nün ilgili atama dairesi başkanlıklarına gönderilmesi gerekmektedir.

Yani, matematik öğretmenleri ile ilgili bilgi ve belgelerin gönderildiği yazıda genelge ilgi tutulmakla beraber yazının gönderileceği makam bölümünün;

 

MİLLÎ EĞİTİM BAKANLIĞINA

(Personal Genel Müdürlüğü Matematik – Fen Grubu

Atama Dairesi Başkanlığı)

 

şeklinde yazılması, yazının doğrudan ilgili birimine gitmesini kolaylaştıracaktır.

 

Merkez teşkilâtı birimlerince, taşra teşkilâtına gönderilen yazıların makam kısmına “ ………………. VALİLİĞİNE” ifadesi kullanıldığı bilinen bir durumdur.

İlgili birim amirince özellikle valilik makamınca görülmesinde yarar olduğu tespit edilen yazılar dışında, bilgi ve belge akışının daha da hızlandırılması bakımından yazının gideceği makam kısmı;

 

…………………….. VALİLİĞİNE

(İl Millî Eğitim Müdürlüğü)

 

şeklinde düzenlenebilecektir.

Başbakanlığa doğrudan gönderilecek yazılarda sadece “BAŞBAKANLIĞA” başlığı kullanılacak, bu başlık altında parantez içinde alt birim belirlenmeyecektir.

Başbakanlığa bağlı olup, görev dağılımında Devlet Bakanlıklarına bağlanan kurumlara gönderilecek yazıların özelliğine göre gönderilecek makam aşağıda verilen örneklere uygun olarak yazılacaktır.

 

ÖRNEK 1.

 

DEVLET BAKANLIĞINA

(Sn. Aykon DOĞAN)

 

ÖRNEK 2.

 

DEVLET BAKANLIĞINA

(Devlet Personel Başkanlığı)

 

Diğer bakanlıklara gönderilecek yazılarda ise mümkün olduğu kadar ilgili Bakanlığın adının altında parantez içinde alt birim belirlemesi yapılacaktır.

ÖRNEK 3.

 

MİLLÎ EĞİTİM BAKANLIĞINA

(Personel Genel Müdürlüğü)

Ayrıca, resmî ve özel ayrımı yapılmaksızın kişilere gönderilecek yazılarda isimden önce “Sayın” ifadesi kullanılacaktır.

6. İlgilerin Yazılışı

Resmî yazılarda, zaman ve kırtasiye israfının önlenmesinde, yazının gönderileceği birimin/makamın doğru tespiti ne kadar önemli ise “İLGİ”nin doğru ve tam yazılmasının önemi de büyüktür. Bu bakımdan  

“İLGİ”ler, Esaslarda açıklandığı şekilde yazılacaktır.

Herhangi bir valilikten Personel Genel Müdürlüğüne “İzin” konusunda bir görüş sorulduğunu, Personel Genel Müdürlüğünün de konuyla ilgili bilgi ve belge istediğini düşünelim. Bu durumda valilikçe bilgi ve belgeler gönderilirken, “İLGİ” aşağıdaki gibi düzenlenecektir.

İLGİ : a) ………… Valiliği Millî Eğitim Müdürlüğü’nün 03/01/1994 tarih ve 243.1. -Özl. İşl.Şb. 94/115 sayılı yazısı.

b) Millî Eğitim Bakanlığı Personel Genel Müdürlüğü’nün 20/01/1994 tarih ve B.08.0.PGM.0.23.01.03-94/233-2915 sayılı yazısı.

Ancak, gerekli görüldüğü takdirde, kurum veya kuruluş isminin anlaşılabilirliği bozulmadan “İLGİ”

İLGİ : a) ………… Valiliği Millî Eğitim Müdürlüğü’nün ……………… tarih ve ……………… sayılı yazısı.

b) Millî Eğitim Bakanlığı Personel Genel Müdürlüğü’nün …………. tarih ve ……………. sayılı yazısı.

şeklinde anlamlı kısaltmalar yapılarak da düzenlenebilecektir.

Merkez teşkilâtı birimlerinin birbirleriyle yaptığı yazışmalarda İLGİ;

İLGİ : Millî Eğitim Bakanlığı ………………. Genel Müdürlüğü’nün ………….. tarih/ gün ve . …………………. sayılı yazısı.

şeklinde değil.

İLGİ : ………………. Genel Müdürlüğü’nün ……………. tarih/gün ve ………….. sayılı yazısı.

şeklinde düzenlenecektir.

İlgili birimin kodunda herhangi bir kısaltma yapılmayacak o birimin kodu aynen

yazılacaktır.

7. İmza Bölümü

Resmî Yazışma Kuralarını Belirleyen Esaslar’la imza bölümünde, önceki uygulamadan bazı farklılıklar getirilmiştir. Buna göre yazının “İMZA” bölümü sözü edilen esasların (ÖRNEK – 5)’ine uygun olarak düzenlenecektir.

Konuyu İl Millî Eğitim Müdürlükleri açısından örnekle açıklama gerekirse, (iller bazında imza yetkileri de dikkate alınarak) yazının imza bölümü;

ÖRNEK 1.

İmza

Adı Soyadı

Vali

ÖRNEK 2.

İmza

Adı Soyadı

Vali a.  

Vali Yardımcısı

 

 

 

 

ÖRNEK 3.

İmza

Adı Soyadı

Vali a.

Millî Eğitim Müdürü

 

şeklinde düzenlecektir.

 

Ayrıca, merkez teşkilâtı birimlerinin birbirleriyle yaptıkları yazışmalarda “Bakan a.”, “Genel Müdür a.” şekilde ibare kullanılmayacaktır.

8. Onaylar

Esaslarda, onayla ilgili hükümlere 14 üncü maddede yer verilmiş ve ÖRNEK 8-A, ÖRNEK 8-B ile de örneklenmiştir.

Gerek merkez teşkilâtı gerekse valilikler düzeyinde hangi tür onaylara, bizzat Bakan/Vali’nin veya hangi türdeki onaylara, daha alt makamların “OLUR” vereceği ilgili mevzuatla belirlenmiştir. Çeşitli hukuksal sorunların doğmaması bakımından, sınırları yazılı olarak belirlenmemiş konularda yetkisiz makamlardan onay alınmaması bir zorunluluktur. Usül yönünden buna dikkat edilmesi, şekil yönünden ise, yukarıda sözü edilen örneklere uyulması gerekmektedir.

Bilindiği gibi Bakan’a veya Vali’ye ait bazı yetkiler, daha alt makamlara devredilmiş bulunmaktadır. Yetki devri yapılan konularda alınacak onaylarda bir üst makamın onayına gerek yoktur.

Konuyu örneklemek gerekirse; atama yetkisi Bakan’a ait olan bazı personelin atama veya yer değiştirme yetkisi Personel Genel Müdürü’ne devredilmiştir. Böyle bir yetkiye dayanılarak merkez teşkilâtında herhangi bir birime “şef” olarak ataması yapılacak personele ilişkin onay;

BAKANLIK MAKAMINA

………………………………………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………….

(İmza)

Hüseyin ACAR  

Genel Müdür Yardımcısı

O L U R

/ / 1994

(İmza)

Turgut AKAN

Bakan a.

Genel Müdür

 

şeklinde düzenlenecektir.

 

“OLUR” kısmı, Bakan tarafından imzalanacak onaylarda Müsteşar; Müsteşar tarafından imzalanacak onaylarda ise Müsteşar Yardımcısı açısından “Uygun Görüşle Arz Ederim” ifadesine yer verilecektir. Bu ifade hem onayın aslına, hem de paraflı kıs­mına yazılacaktır.

Onaylarda; onayı alan birimin başlıklı kâğıdı kullanılacak, “SAYI” bölümüne de yine bu birimin kodu ve onayın sayısı yazılacaktır.

9. Parafeler

Esasların 18 inci maddesinde; yazıyı paraflayacak kişinin unvanının kısaltılarak yazılacağı, sonra ismin baş harfi ve soyadının yazılacağı ve el yazısı ile tarih belirtilerek paraflanacağı ifade edilmiş ve ÖRNEK – 11′de de gösterilmiştir. Buna göre paraflar;

Şb. Md. : S. KARACAMEYDAN

D. Bşk. : M. BAĞÇECİK

Gn. Md. Yrd. : H. ACAR

Gn. Md. : T. AKAN

şeklinde düzenlenecek, her kademedeki personel soyadının yanına el yazısı ile parafladığı günün tarihin örneğin; “08/04” şeklinde yazdıktan sonra paraflayacaktır.

10. Gizlilik Derecesi

Esasların 20 nci maddesinde gizlilik derecesiyle ilgili hükümlere yer verilmiş, 28 inci maddesinde de gizlilik derecelerinin görev alanı ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşca belirleneceği, kullanılması ve gizlilikle ilgili diğer hususlar açıklanmıştır.

Bakanlığımızca gizlilik dereceleri çok gizli, gizli, özel, hizmete özel ve kişiye özel olarak belirlenmiştir.

A – “ÇOK GİZLİ” Gizlilik Derecesi:

İlgilisinden başkası tarafından açıklandığı veya ilgililerinden başkasının eline geçtiği takdirde; milli güvenliğimizi ciddi şekilde zarara uğratacak, prestijimizi sarsacak, yabancı bir devlete geniş faydalar temin edecek mahiyetteki tesis, evrak ve diğer dokü­manlar için kullanılır.

8 – “GİZLİ” Gizlilik Derecesi:

Açıklandığı takdirde veya ilgisinden başkasının eline geçtiğinde milli menfaatlerimize zarar getirecek veya prestijimizi sarsarak yabancı bir devlete menfaat temin edecek mahiyetteki evrak ve dokümanlardır.

“GİZLİ” gizlilik derecesi ile derecelendirilecek konulardan bazıları:

a. İlmi teknik ilerlemeler ve önemli gelişmeler (hizmete girinceye kadar)

b. İleride kullanılacak bazı yeni teknikler veya metodlar,

c. Gizli mahiyetteki fotoğraf, şema vb,

d. Ekonomik alanda önemli tedbirler,

e. Muhteviyatları ancak belirli şahıslara duyurulacak önemli politik haber ve yönergeler,

f. Yurt savunması programları.

C – “ÖZEL” Gizlilik Derecesi:

Açıklandığı takdirde milletimizin menfaatine zarar getirecek veya bir şahsın zarar görmesine sebep olacak mahiyette olan evrak ve dokümanlar.

“ÖZEL” gizlilik derecesi ile derecelendirilecek konulardan bazıları:

a. Saklı tutulması istenen hususlar, tahkikat raporları, disiplinle ilgili şahıslara ait dokümanlar,

b. Mutad istihbarat raporları,

c. Özel mahiyetteki fotoğraf, model ve şemalar,

d. Açıklanması yabancı bir devletle olan münasebetlerimizi zararlı duruma sokacak olaylar.

D – “HİZMETE ÖZEL” Gizlilik Derecesi:

ÇOK GİZLİ, GİZLİ ve ÖZEL gizlilik dereceleriyle korunması gerekmeyen ve bilmesi gerekenlerden başkasının bilmesine izin verilmeyen yerler, döküman ve evrak için kullanılır.

“HİZMETE ÖZEL” gizlilik derecesi ile derecelendirilecek konulardan bazıları:

a. Basına açıklanması gerekmeyen ve yalnız resmî amaçlar için kullanılacak teknik ve eğitim dökümanları,

b. Teşkilât mülâhazaları ile muhafaza altında bulundurulması gereken disiplin mahiyetindeki soruşturma raporları ve şahsi evrak dökümanlar,

c. Ayrı ayrı gizli olmayan fakat bir araya getirilince gizlilik derecesinde olan bilgi topluluğu.

E – “KİŞİYE ÖZEL”

Kişiye özel bir evrakın gittiği yerde belli şahıslar tarafından açılacağını belirtir. Her gizlilik derecesindeki evraka bu işaret, lüzumlu ise verilebilir. KİŞİYE ÖZEL işareti; yazıda, tarih bloku üzerine damga ile kırmızı olarak basılır.

11. Evrak Akış Formu

Esasların 27 nci maddesinde, evrakın kurum içinde hızlı bir şekilde akışını sağlamak için yazılarak EK – 5′teki evrak akış formunun ekleneceği hükmüne yer verilmiştir.

Bakanlığımız merkez ve taşra teşkilâtı birimlerine intikal eden evrak sayısının oldukça yoğunluğu nedeniyle, evrak akış formu her evrak için değil, takibinde zorunluluk görüldüğü birim amirlerince  

belirlenecek evrak için kullanılacaktır.

12. Yazışmalarda Dikkat Edilecek Diğer Hususlar

a. Gerek Bakanlığımız personelinin, gerekse vatandaşlarımızın; 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun ile Devlet Memurlarının Müracaat ve Şikâyetleri Hakkında Yönetmelik Hükümlerine uygun olarak yaptıkları yazılı başvuruları ilgili kurum veya birim amirlerince usulünce kabul edilecek ve süresi içinde mutlaka gereği yapılacaktır.

b. Resmî yazı, dilekçe, mektup, vb. evrakın ön yüzüne kayıt kaşesi basılmayacak, ilgili birime veya personele havale yazılmayacak, bu tür işlemler evrakın arka yüzüne yapılacaktır.

c. Resmî yazılarda silinti, kazıntı olmayacak, harf veya rakamlar üst üste vurulmayacaktır.

d. Üst makamlara yazılan görüş isteme yazılarında, bilgi veya belge türündeki ekler hariç, daha alt makamların yazılarının asılları veya örnekleri gönderilmeyecek, bu yazılar daha sonra cevabi yazılarla birleştirmek üzere alt birimlerde muhafaza edilecektir.

Örneğin; herhangi bir konuda okul müdürlüğüne dilekçe ile başvuruda bulunan bir öğretmenin dilekçesinde yer verdiği sorunun, okul müdürlüğünce veya il ve ilçe düzeyinde çözümlenmesinin mümkün olmaması, Bakanlığın ilgili biriminden görüş istenmesinin zorunluluğu halinde; öğretmenin dilekçesi okul müdürlüğünde, okul müdürlüğünün görüş isteyen yazısı ilçe millî eğitim müdürlüğünde, ilçe millî eğitim müdürlüğü yazısı ise il millî eğitim müdürlüğünde kalacaktır. Bakanlığın ilgili birimine, sadece sorunu dile getiren il millî eğitim müdürlüğü yazısı intikal ettirilecektir.

Esasların 3 üncü maddesinde fax ile gönderilen mesajların 5 gün içinde teyidinin yapılmasının gerekliliği belirtilmekle birlikte, her fax mesajının teyidi yapılmayarak çok önemli olduğu tespit edilen konulara ilişkin fax mesajları teyit edilecektir.

Fax metinlerinin gönderilmesinde Esaslarda belirtilen EK – 7 formu kullanılabileceği gibi Esaslara uygun olarak hazırlanan metinler de fax’la gönderilebilecektir.

Esasların 12 nci maddesinin 1 inci fıkrasındaki, yazı metnini oluşturan paragraflar arasında bir aralık bulunacağına ilişkin belirlemenin bugüne kadar uygalamada yer verilen bir araya bir ara daha ilâve edileceğine yönelik olduğundan yazı metinlerinin özelliğine göre yazı içindeki paragraflar arasında 1.5-2 aralık bulunacaktır.

RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE USULLER HAKKINDA YÖNETMELİK
 
 

Bakanlar Kurulu Kararı : 18/10/2004-2004/8125
Resmî Gazete       : 2.12.2004/25658

 

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

Madde 1 — Bu Yönetmeliğin amacı; resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlamaktır.

Kapsam

Madde 2 — Bu Yönetmelik, bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.

Dayanak

Madde 3 — Bu Yönetmelik, 10/10/1984 tarihli ve 3056 sayılı Başbakanlık Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanunun 2 nci ve 33 üncü maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

Madde 4 — Bu Yönetmelikte geçen;

a) Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,

b) Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları belirli bir standart ve içeriği olan belgeleri,

c) Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları bilgileri,

d) Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünlerini,

e) Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi,

f) Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren kodlara ait listeyi,

g) Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,

h) Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı,

ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Resmî Yazışma Ortamları, Nüsha Sayısı, Belge Boyutu ve Yazı Tipi

Resmî yazışma ortamları ve güvenlik

Madde 5 — Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.

Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda daktilo veya bilgisayar kullanılır. Bu tür yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks ile de gönderilebilir. Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.

Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.

Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de işleme alınır.

Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu adresler arasında yapılır.

Kamu kurum ve kuruluşları elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla gerekli düzenlemeleri yapabilir.

Nüsha sayısı

Madde 6 — Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki nüsha olarak düzenlenir.

Belge boyutu

Madde 7 — Resmî yazışmalarda A4 (210×297 mm) ve A5 (210×148 mm) boyutunda kağıt kullanılır.

Yazı tipi ve karakter boyutu

Madde 8 — Bilgisayarla yazılan yazılarda “Times New Roman” yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır. Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Resmî Yazıların Bölümleri

Başlık

Madde 9 — Başlık, yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adının belirtildiği bölümdür. Bu bölümde amblem de yer alabilir.

Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır.

İlk satıra “T.C.” kısaltması, ikinci satıra kurum ve kuruluşun adı büyük harflerle, üçüncü satıra ise ana kuruluşun ve birimin adı küçük harflerle ortalanarak yazılır. Başlıkta yer alan bilgiler üç satırı geçemez.

Bakanlıklar ile bağlı ve ilgili kuruluşların taşra teşkilatlarında kullanılan başlıklar 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu hükümlerine uygun olarak düzenlenir.

Bölge müdürlüklerinde ise bakanlığın adının altına hangi bölge teşkilatı olduğu yazılır (Örnek:1).

Sayı ve evrak kayıt numarası

Madde 10 —Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki “Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.

Bu ifadeden sonra kod numarası verilir. Kod numarasından sonra kısa çizgi (-) işareti konularak dosya numarası, dosya numarasından sonra (-) işareti konularak evrak kayıt numarası yazılır. Genel evrak biriminden sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti konulur.

Evrak kayıt numarası, yazıyı gönderen birimde ve/veya kurumun genel evrak biriminde aldığı numaradır (Örnek: 2).

Resmî yazışmalarda Başbakanlık tarafından belirlenen kodlama sistemine ve dosya planına uyulması zorunludur.

Tarih

Madde 11 — Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü, sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır.

Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti konularak yazılır.

Konu

Madde 12 — Konu, sayının bir aralık altına “Konu:” yan başlığından sonra, başlık bölümündeki “T.C.” kısaltması hizasını geçmeyecek biçimde yazılır. Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir.

Gönderilen makam

Madde 13 — Gönderilen makam; yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi ile bunların bulundukları yeri belirtir. Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır. Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra yazılır.

Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.

Kişilere yazılan yazılarda; “Sayın” kelimesinden sonra ad küçük, soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır (Örnek: 3).

İlgi

Madde 14 — İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu veya bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.

“İlgi:” yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır.

İlgide yer alan bilgiler bir satın geçerse, “İlgi” kelimesinin altı boş bırakılarak ikinci satıra yazılır.

İlginin birden fazla olması durumunda, a, b, c gibi küçük harfler yanlarına ayraç işareti “) ” konularak kullanılır.

İlgide, ” tarihli ve sayılı” ibaresi kullanılır.

İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir. İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise bunların hepsi belirtilir (Örnek: 4).

Metin

Madde 15 — Metin, “İlgi”den sonra başlayıp “İmza”ya kadar süren kısımdır.

Metne, “İlgi”nin son satırından itibaren iki aralık, “İlgi” yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak başlanır.

Metindeki kelime aralarında ve nokta, virgül, soru işareti gibi yazı unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.

Paragraf başlarına yazı alanının 1.25 cm içerisinden başlanır. Paragraf başı yapılmadığı durumlarda paragraflar arasında bir satır aralığı boşluk bırakılır (Örnek: 5-A, B).

Metin içinde geçen sayılar rakamla ve/veya yazı ile yazılabilir. Önemli sayılar rakam ile yazıldıktan sonra parantez içerisinde yazı ile de gösterilebilir.

Metin içinde veya çizelgelerde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda gruplar arasına nokta (22.465.660), sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise virgül (25,33 -yirmi beş tam yüzde otuz üç) kullanılır.

Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile Türkçe Sözlük esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre yaşayan Türkçe ile yazılır.

Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve gereksiz tekrardan kaçınılır. Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu’nda bulunmayan kısaltmaların kullanılmasının zorunlu olduğu durumlarda, kısaltmanın ilk kullanıldığı yerde parantez içinde kısaltmanın açık biçimi gösterilir.

Alt makama yazılan yazılar “Rica ederim.”, üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar “Arz ederim.”, üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar “Arz ve rica ederim.” biçiminde bitirilir.

İmza

Madde 16 — Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk bırakılarak yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır. İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır. Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile imzalar.

Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle yazılır. Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle ve kısaltılarak yazılır.

Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının gideceği makama göre kurum/kuruluşun “imza yetkileri yönergesi”ne veya yetkili makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak seçilir.

Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, yetki devredenin makamı “Başbakan a.”, “Vali a.” ve “Rektör a.”, biçiminde ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.

Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı “Başbakan V.”, “Vali V.” ve “Rektör V.” biçiminde ikinci satıra yazılır (Örnek: 6-A).

Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda (Örnek: 6-B); ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır (Örnek: 6-C).

Atama kararnamelerinde imza bölümü, Örnek: 6-D’de olduğu biçimde düzenlenir.

Onay

Madde 17 — Onay gerektiren yazılar ilgili birim tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.

Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle “OLUR” yazılır. “OLUR”un altında onay tarihi yer alır.

Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır (Örnek: 7-A).

Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili “Uygun görüşle arz ederim.” ifadesiyle onaya katılır. Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır (Örnek: 7-B).

Elektronik ortamda hazırlanan yazıya onay verecek yetkili kişi resmî yazıyı güvenli elektronik imzası ile imzalar.

Ekler

Madde 18 — Yazının ekleri imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna konulan “EK/EKLER:” ifadesinin altına yazılır.

Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır. Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada gösterilir.

Yazı eklerinin dağıtımdaki bazı yerlere gönderilmediği durumlarda, “Ek konulmadı” ya da “Ek-…. konulmadı”, bazı eklerin konulması durumunda ise, “Ek-…. Konuldu” ifadesi yazılır (Örnek: 8).

Dağıtım

Madde 19 — Dağıtım, yazıların gereği ve bilgi için gönderildiği yerlerin protokol sırası esas alınarak belirtildiği bölümdür. “EKLER”den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna “DAĞITIM:” yazılır. Ek yoksa dağıtım EKLER’in yerine yazılır.

Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar, “Gereği” kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi istenenler ise “Bilgi” kısmına protokol sırasıyla yazılır. “Gereği” kısmı dağıtım başlığının altına, “Bilgi” kısmı ise “Gereği” kısmı ile aynı satıra yazılır.

“Bilgi” kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan “DAĞITIM” başlığının altına yazılır (Örnek: 9-A, B).

Paraf

Madde 20 — Yazının kurum içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en fazla 5 görevli tarafından paraf edilir. Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır.

Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar elektronik onay yoluyla alınır.

Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde kısaltılarak yazılır, (:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş harfi ve soyadı yazılır. El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır (Örnek: 10).

Koordinasyon

Madde 21 — Başka birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan yazılarda, paraf bölümünden sonra bir satır aralığı bırakılarak “Koordinasyon:” yazılır ve işbirliğine dahil olan personelin unvan, ad ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir (Örnek: 11).

Adres

Madde 22 — Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır. İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.

Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün sağında yer alır (Örnek: 12).

Gizli yazılar

Madde 23 — Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik dereceleri; çok gizli, gizli, özel, hizmete özel şeklinde görev alanı ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir (Örnek: 5-A, B).

İvedi ve günlü yazılar, tekit yazısı

Madde 24 — Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap verilmesi gereken tarih metin içinde, yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla yükümlüdür (Örnek: 5-A, B).

Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı yazılır.

Sayfa numarası

Madde 25 — Sayfa numarası, yazı alanının sağ altına toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde verilir (Örnek: 1/9, 2/7, 5/32).

Aslına uygunluk onayı

Madde 26 — Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa örneğinin uygun bir yerine “Aslının aynıdır” ifadesi yazılarak imzalanır ve mühürlenir.

Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik tedbirleri alır.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Resmî Yazıların Gönderiliş ve Alınışlarında Yapılacak İşlemler

Kayıt kaşesi

Madde 27 — Gelen evrak, Örnek 13′te yer alan kayıt kaşesi kullanılarak kaydedilir. Kamu kurum ve kuruluşları Örnek 13′te yer alan kaşeyi örnek alarak kendilerine uygun bir kaşe hazırlar ve kullanırlar. Bu kaşeler evrakın arka yüzüne basıldıktan sonra evrakın tarih ve sayısı yazılır, ünite içinde hangi bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün karşısına gereği yapılmak veya bilgi vermek maksadıyla (x) işareti konulur. Ek olduğunda bunların adedi en alt sütunda rakamla belirtilir.

Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda, doğrulama yapıldıktan sonra yazı ilgili birime gönderilir.

Yazıların gönderilmesi

Madde 28 — Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde, yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında yer alır. Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.

Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. İç zarfa yazı konulur, zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır. İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.

İç zarf ve Örnek 14′te gösterilen iki suret evrak senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi kırmızı renkli olarak belirtilir.

Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.

Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve gönderilen belgelerin gizli olması durumunda bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.

“Çok gizli” gizlilik dereceli yazıların alınması

Madde 29 — “Çok gizli” gizlilik dereceli yazılarda, dış zarfı açan görevli iç zarf üzerinde yer alan “çok gizli” ibaresini gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar. Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade eder.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Son Hükümler

Yürürlük

Madde 30 — Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

Madde 31— Bu Yönetmelik hükümlerini Bakanlar Kurulu yürütür.

 

Ek-1 ÖRNEKLER

 


13 Aralık 2012 | 0 Yorum Devamı